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Le télétravail et les restrictions prolongées...

Mettre en place un environnement favorable au bien-être de votre personnel

Selon Isabelle Marionex, coach et formatrice en bien-être au travail, quatre facteurs sont nécessaires pour que nous nous sentions en équilibre au travail. Il s’agit du besoin de se sentir compétent·e, du besoin de se sentir autonome dans la gestion de son travail, du besoin de liens et d’appartenance, et enfin, du besoin de valeurs et de sens. En cette période de travail à distance prolongée, il est difficile de répondre à ces besoins. Nous sommes dès lors invité·es à se réinventer et à trouver de nouvelles manières de se motiver et de motiver nos équipes.
Dans la première partie de cet article, nous allons parcourir des pistes qui peuvent vous aider à mettre en place un environnement favorable à la réalisation de ces besoins et donc au bien-être et à la motivation de vos collaborateurs et collaboratrices.

Nous pouvons d’abord agir au niveau de l’organisation dans son ensemble. Communiquer régulièrement permet de stimuler le sentiment d’appartenance à l’association. Partager par exemple sur les projets portés par votre organisation ou sur les nouvelles du secteur de la jeunesse répond au besoin de valeurs et de sens de vos employé·es. Pensez à varier les outils utilisés pour communiquer, en fonction du message à véhiculer. La communication peut se faire par mail, lors de réunions regroupant l’ensemble du personnel, via le chat interne, en créant une newsletter interne, etc. Dans ce contexte d’incertitude, soyez transparent·es et clair·es avec vos collaborateurs et collaboratrices. Ainsi, n’hésitez pas à réagir à leurs questions, même si vous n’avez pas de réponse immédiate à leur offrir, en indiquant que vous prenez note et reviendrez vers eux et elles plus tard.

Chaque responsable d’équipe peut aussi instaurer une communication et des réunions régulières au sein de son équipe de travail. C’est l’occasion de clarifier les rôles de chacun·e, de faire le point sur l’avancement des projets et de coordonner les tâches. C’est également un moment où l’équipe peut partager et évaluer les modes de fonctionnement et d’interaction. À distance, il est important de réinventer la manière d’animer vos réunions : en réduisant les temps de réunions, en utilisant des outils ludiques (Lucidchart, Miro, Kahoot, ...), en faisant un tour de table où chacun·e partage sa météo du jour, etc.

Réinventer le lien passe aussi par la mise en place de moments de convivialité informels. Créer des rituels sociaux et ainsi entretenir le lien et le sentiment d’appartenant augmente la productivité à long-terme. En tant que responsable d’équipe, vous pouvez encourager et soutenir ce genre d’initiatives. Vous pouvez également les lancer vous-mêmes, voilà un article pour faire le plein d’idées.

Enfin, il est important de maintenir des points de contact réguliers (1x par semaine par exemple) avec chacun·e de vos travailleurs et travailleuses.
Lors de ces moments, abordez avec la personne ses besoins ainsi que ce qui la motive au travail. Chacun·e a des besoins prioritaires qui lui sont propres, cela vous permettra de comprendre les attentes du travailleur ou de la travailleuse. Ces besoins et attentes évoluent et il est donc important de les réévaluer régulièrement.
Ces moments de contact sont également l’occasion de fixer des objectifs clairs et les moyens d’y arriver avec votre employé·e. Ce qui demande de trouver un équilibre entre défi et maitrise. Si le défi est trop important et sort trop de la zone de confort de la personne, cela peut engendrer du stress et une perte de contrôle, pouvant amener au burn-out. Inversement, si le challenge n’est pas assez important, la personne peut ressentir une perte de motivation et un sentiment d’ennui, qui peut engendrer un bore-out par exemple.

Évaluer ces objectifs est tout aussi important. Le feedback est essentiel pour la motivation de l’employé·e, qui reçoit ainsi un retour sur son travail. Donner un feedback et reconnaitre les efforts fournis crée un sentiment de sécurité et de confiance et joue sur le besoin de se sentir compétent·e, ce qui est d’autant plus important dans la situation actuelle. Montrer de la reconnaissance et souligner les succès est indispensable aujourd’hui !

Enfin, ces points de contacts réguliers facilitent une détection rapide du mal-être d’un ou d’une collègue. Soyez par exemple attentifs et attentives aux changements de comportement de vos travailleurs et travailleuses. Ne plus allumer sa caméra en réunion, ne plus se connecter lors des moments de partage informels, ne plus respecter les délais… Si vous observez ce genre de signaux, parlez-en avec la personne concernée. Mieux vaut se tromper et montrer que vous êtes vigilant·e, plutôt que de passer à côté du mal-être de la personne.

Que faire si un de vos travailleurs ou une de vos travailleuses est en situation de mal-être en télétravail ?

Si vous identifiez un·e membre de votre personnel pour qui la situation actuelle engendre un sentiment de mal-être, la première chose à faire est de l’assurer de votre disponibilité et de votre écoute pour le ou la soutenir et l’accompagner dans la recherche de solutions.

Prenez le temps de parler avec la personne et d’identifier ses besoins et ce qui la motive au travail. Vous pouvez également identifier ensemble les ressources qui l’animent et les contraintes qui la freinent. Pour cela, abordez avec la personne : les difficultés auxquelles il ou elle fait face, la façon dont il ou elle gère la distinction entre vie privée et vie professionnelle, les ajustements qu’il ou elle a dû faire au cours des dernières semaines, ce qui lui manque pour travailler efficacement ou pour être motivé·e, etc. Lors de ces échanges, votre travailleur ou travailleuse pourra exprimer des difficultés liées à son travail mais également la façon dont il ou elle se sent et vit ses difficultés.

En concertation avec la personne, vous pouvez également réévaluer et adapter les objectifs fixés, ainsi que les moyens d’y arriver. Par exemple, en réaffectant l’employé·e à des tâches qu’il ou elle maitrise mieux, lui permettant ainsi de rester dans sa zone de confort. Ou au contraire, en challengeant la personne avec de nouveaux projets ou défis, tout en lui donnant les moyens d’y arriver, via des formations par exemple.

Attention néanmoins que soulager la personne en difficulté ne surcharge pas trop le reste de l’équipe. Afin de ne pas mettre trop de pressions sur les collègues de l’employé·e, il peut être opportun de revoir temporairement les objectifs de l’ensemble de l’équipe à la baisse.

Si c’est envisageable pratiquement, vous pouvez organiser un retour de votre employé·e dans vos locaux. En effet, la convention collective de travail (CCT) n°149 prévoit cette option pour prévenir l’isolement chez les travailleurs et travailleuses vulnérables, en raison de leur situation personnelle, familiale et/ou de logement. Ces moments de retour doivent être limités et organisés dans le respect des règles sanitaires et des gestes barrières.

La situation actuelle rend la frontière entre vie privée et vie professionnelle de plus en plus ténue. Bien qu’en tant qu’employeur vous n’ayez pas de responsabilités quant à l’hygiène de vie de votre employé·e, vous pouvez lui proposer d’adopter des comportements favorables au bien-être dans son travail à domicile. Comme le fait de bouger régulièrement ou de s’aménager un lieu de travail agréable. De même, vous pouvez encourager la personne à mettre en place des initiatives pour l’aider à se sentir mieux. En ce sens, n’hésitez pas à transmettre ces pistes à votre travailleur ou travailleuse.

Dans le cas où la situation de mal-être perdure ou est trop importante, il est important de réorienter votre travailleur ou travailleuse vers de l’aide externe et adaptée. Là encore, plusieurs solutions sont possibles.

Vous pouvez contacter votre service externe de prévention et de protection. En cette période, ceux-ci proposent plusieurs aides différentes, en fonction de votre demande. Il peut s’agir de numéro d’écoute, de mise à disposition d’un spécialiste en risques psychosociaux, d’un soutien individuel, etc. Beaucoup de services externes de prévention et protection proposent également des formations ou du coaching pour aider la personne à gérer la situation de télétravail.

Enfin, si votre employé·e en ressent le besoin, encouragez-le ou la à se faire aider par un service de santé mentale (qui regroupe des psychologues, des assistant·es de service social, des psychiatres, etc.). Voici une liste reprenant des numéros d’écoute externe ainsi qu’un répertoire [https://covid.aviq.be/fr/trouver-du-soutien/services-de-sante-mentale-et-psychologues] des services de santé mentale, vers lesquels vous pouvez rediriger votre collaborateur ou collaboratrice.

Pour conclure cet article, il nous semble essentiel de noter l’importance de soutenir les équipes de gestion, afin qu’elles puissent à leur tour soutenir leurs équipes. Certains services externes de prévention et protection dispensent des formations pensées pour accompagner les responsables d’équipe et leur fournir des outils leur permettant d’aider leur personnel.