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Un plan de retour au travail pour une reprise sereine

Le mois de juin a progressivement vu revenir sur leur lieu de travail les personnes qui télétravaillent depuis plus d’un an. Avec la fin de l’obligation de télétravail en juillet, ce retour s’accentuera probablement cet été.
Cependant, la plupart des personnes qui travaillent à domicile n’ont presque plus mis les pieds sur leur lieu de travail depuis le début de la pandémie. De plus, le virus n’a pas disparu. Dès lors, comment aborder le retour au travail de la façon la plus sereine possible, en respectant les attentes et besoins de l’employeur et ceux de son personnel ? Un plan de retour au travail réfléchi, ainsi qu’une communication claire et régulière, peuvent favoriser une transition en douceur.

Plan de retour au travail

La première étape consiste à créer un plan de retour au travail en tenant compte des protocoles sanitaires et des lignes directrices des autorités. Ce plan mentionne les aspects pratiques du retour au travail :

  • respect des mesures de distanciation sociale et des mesures d’hygiène ;
  • mise à disposition des équipements nécessaires pour les travailleurs et travailleuses (masques, gel hydroalcoolique, etc.) ;
  • nombre de personnes présentes en même temps sur le lieu de travail, ainsi que dans chaque pièce ;
  • adaptation du lieu de travail pour réduire les contacts physiques entre les membres du personnel, par des espaces entre les bureaux, des plexiglas, etc. ;
  • garantie d’une ventilation suffisante ;
  • mesures concernant les espaces communs (cuisine, machine à café, etc.) ;
  • mesures concernant les temps de pauses, l’arrivée et le départ au travail ;
  • mesures concernant les réunions ;
  • mesures concernant le mode de transport des membres du personnel (privilégier le vélo ou la marche, éviter le covoiturage, permettre de la flexibilité dans les horaires pour éviter les heures de pointe en transports en commun) ;
  • protocole de nettoyage ;
  • équilibre entre télétravail et travail en présentiel ;
  • affichage des instructions de manière visible ;
  • gestion des quarantaines, à la suite de vacances ou d’un contact à risque.

Le Guide générique, mis à jour régulièrement par les partenaires sociaux, propose des mesures de prévention concrètes et réalisables et peut être un support pour la rédaction du plan de retour au travail.

Prendre la température de l’équipe
Il est important d’évaluer le degré de préparation de l’équipe au retour en présentiel et d’en prendre compte pour définir le plan. En effet, même si la fatigue du télétravail est ressentie par une majorité, tous les membres du personnel n’ont pas vécu la crise sanitaire de la même façon. Certain·es sont dès lors plus impatient·es de retourner sur le lieu de travail et seront peut-être moins strict·es concernant le respect des règles sanitaires. D’autres éprouvent peut-être de la réticence à revenir, ressentent de l’inquiétude et de la peur face au virus ou ont besoin de temps pour sortir de la routine du travail à domicile.
Pour comprendre les peurs et envies de vos équipes, vous pouvez par exemple planifier des entretiens de reprise, lors desquels chaque travailleur et travailleuse pourra partager son expérience de la crise avec son responsable d’équipe. Quelles difficultés la personne a-t-elle rencontrées ? Qu’est-ce qui lui a plu ou déplu ? Qu’a-t-elle appris ? Quels sont ses souhaits pour l’avenir ? Ces questions peuvent également être posées via un questionnaire anonyme transmis à tous les membres du personnel. Dans ce cas, il est important de quand même prévoir un entretien individuel avec les travailleurs et travailleuses vulnérables, pour qui l’isolement et le manque d’interaction ont pesé encore plus.
Pour faciliter le retour au travail et permettre aux membres du personnel de se réhabituer au travail en présentiel, l’employeur peut prévoir un temps d’adaptation durant les mois de juillet et août, en proposant plus de flexibilité dans les jours en présentiel, un retour plus fréquent sur base volontaire, etc.

Ré-engager les équipes
Après plus d’un an de télétravail, les travailleurs et travailleuses peuvent ressentir une perte de sens dans leur travail, une diminution du sentiment d’appartenance à l’organisation ou à l’équipe. Il est primordial d’en tenir compte dans la rédaction du plan de retour au travail et de prévoir des façons de ré-engager les équipes dans leur travail et leur organisation. Cela peut se faire au travers de temps d’accueil, dans le respect des règles de distanciation. Par exemple, des moments de convivialité comme un BBQ, une réunion à l’extérieur, des petits-déjeuners par petits groupes, etc. Faire revivre les lieux de travail peut aussi passer par un ré-aménagement des locaux, via des plantes vertes, un coup de peinture, une nouvelle machine à café ou des photos sur les murs. Des projets transversaux qui impliquent des collaborations entre différents services permettent aussi de recréer une cohésion interne et retrouver un sens dans le travail.
Enfin, le plan de retour au travail doit aussi prévoir de laisser place, si besoin, à d’éventuels ajustements nécessaires. Ceux-ci pourront être identifiés via une évaluation du plan de retour après quelques semaines de mise en œuvre.

Communiquer est la clé de la réussite

Prévoir une communication claire en amont du retour au travail permet d’atténuer le stress éventuel du travailleur ou de la travailleuse. La communication, reprenant le détail des procédures et des mesures à respecter, peut se faire par mail ou via le réseau de l’organisation (Teams, Slack, etc.) ainsi que lors d’une réunion réunissant tous les membres du personnel.
Il est également important d’éviter une communication à sens unique et d’engager le dialogue avec les travailleurs et travailleuses. Afin d’être à l’écoute des préoccupations des équipes, l’employeur peut prévoir un moment (par visioconférence par exemple) où les membres du personnel peuvent poser toutes leurs questions. Dans ce dialogue, pensez à impliquer aussi les personnes qui n’auraient pas pu télétravailler depuis le début de la crise et qui sont donc restées présentes sur le lieu de travail.
Dans cette communication, on peut identifier et partager les coordonnées de personnes ressources :

  • une personne référente pour les directives concernant le retour au travail (aménagement du lieu de travail, nombre de personnes autorisées, autorisation de réunions en présentiel, etc.) ;
  • une personne en contact avec la médecine du travail pour gérer le suivi sanitaire (quarantaines, éventuels clusters, etc.) ;
  • et des personnes ressources externes pouvant apporter un soutien supplémentaire au travailleur ou à la travailleuse (médecine du travail, conseillèr·e en prévention risques psychosociaux, etc.).

Un nouveau « normal »

Attention toutefois à ne pas identifier ce retour au travail comme un retour à la « normale », à la situation d’avant la crise sanitaire. L’expérience vécue cette année par les travailleurs et les travailleuses a changé la donne, créant de nouvelles attentes et de nouveaux besoins. L’été marquera donc le début d’une transition vers un nouveau quotidien et de nouvelles façons d’envisager le travail.
A long-terme, on tend vers de nouveaux modes de travail et une organisation de travail plus souple, tant en termes d’horaires que de lieux de travail. Il est dès lors conseillé d’engager une réflexion globale sur ce nouveau « normal ». Cela peut se faire via un questionnaire, des entretiens, un groupe de travail ou une réflexion collective. L’objectif est double : se préparer à la transition vers l’après de manière proactive et offrir des perspectives aux travailleurs et travailleuses.