Ça y est ! Vous avez trouvé la perle rare pour remplir la fonction vacante au sein de votre organisation ! La prochaine étape est de préparer l’accueil de votre futur·e collègue. Quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ? Comment accompagner au mieux votre travailleur ou travailleuse dans la découverte de votre organisation et de sa nouvelle fonction ?

Le Code du bien-être au travail et la Convention collective n°22 identifient les obligations de l’employeur dans le cadre de l’accueil des nouveaux membres du personnel.

• L’employeur est responsable de mettre en place la procédure d’accueil appropriée. Il peut accueillir lui-même le travailleur ou la travailleuse ou bien confier l’organisation de l’accueil à un membre de la ligne hiérarchique ;
• L’employeur (ou un membre de la ligne hiérarchique le cas échéant) désigne un membre du personnel expérimenté pour accompagner le nouveau venu ou la nouvelle venue. Le parrain ou la marraine l’introduit aux habitudes et à la culture de l’organisation, le présente à ses collègues et est disponible pour répondre à d’éventuelles questions pratiques ;
• L’employeur (ou un membre de la ligne hiérarchique le cas échéant) signe un document dans lequel il déclare avoir fourni toutes les informations nécessaires relatives au bien-être au travail au nouveau travailleur ou à la nouvelle travailleuse. Ce document est ensuite conservé par le service interne de prévention et de protection au travail. Vous trouverez ici un modèle type de ce document.

Quelles sont les informations relatives au bien-être à communiquer lors de l’entrée en fonction ?

• Les coordonnées des personnes de contact bien-être : SIPP, SEPP, personne de confiance, médecin du travail, conseiller·e en prévention risques psychosociaux ;
• Les consignes de sécurité spécifiques aux risques associés à la fonction (travail à l’extérieur, contact avec les bénéficiaires, déplacements fréquents, travail sur écran, port de charges lourdes, etc.) ;
• Les procédures en cas d’incendie et d’accident ;
• L’organisation des premiers secours (coordonnées du ou de la secouriste, instructions de base en matière de premiers soins, etc.) ;
• La procédure en cas de risques psychosociaux (violence, harcèlement, etc.) ;
• Le règlement de travail.

Il est nécessaire de parcourir et d’expliquer les informations transmises par écrit afin de s’assurer que le nouveau travailleur ou la nouvelle travailleuse les ait bien comprises et puisse les mettre en pratique.

Une procédure d’accueil adaptée à votre organisation permet de favoriser l’intégration et l’épanouissement de votre collègue. Celle-ci peut être développée en collaboration avec vos équipes, dans une démarche collective. On pourrait y retrouver une checklist permettant de ne rien oublier lors de l’accueil, un lunch avec le parrain ou la marraine le premier jour, un entretien de suivi après un mois, ou encore une brochure d’accueil. Cette dernière peut être développée avec l’aide du projet bien-être si vous le désirez.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur l’accueil d’un travailleur ou d’une travailleuse sur le site de Competentia.