Le remboursement de frais propres à l’employeur : ce qui change à partir de 2022

Qu’entend-on par « frais propres à l’employeur » ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, un·e employé·e peut être amené·e à engager des dépenses qui incombent à l’employeur. Il peut s’agir par exemple de frais de parking, de frais de déplacement en voiture ou en transport en commun, ou encore de frais liés à l’exécution du travail à domicile.

A partir de l’année de revenus 2022, ces frais devront être mentionnés sur la fiche fiscale 281.10 de manière plus précise qu’auparavant. Dès lors, ils ne pourront plus uniquement passer via la comptabilité interne, mais devront figurer sur les fiches de paie.

Trois types de frais sont à distinguer :

Les frais dits « justifiés »
Ces frais sont remboursés sur la base d’une pièce justificative. Il s’agit par exemple du remboursement des déplacements lors de missions en transport en commun ou d’un achat en magasin, la pièce justificative étant constituée dans les deux cas par le ticket.

En cas de contrôle par les pouvoirs publics, il va de soi que l’employeur devra être en mesure de fournir les pièces justificatives.

Les frais établis sur base de « critères sérieux »
Ici, les dépenses consenties pour l’employeur ne sont plus remboursées sur base de pièce justificative, mais bien par une règle de remboursement qui s’applique de la même manière pour chaque employé·e. Il s’agira par exemple de l’intervention de l’employeur pour des frais liés au télétravail : l’employeur pourrait définir que chaque jour de télétravail donne droit à un certain montant, ce montant est fixé dans une convention et est identique pour tout le personnel.

Les frais dits « non-justifiés »
Ce sont les frais qui n’entrent pas dans les deux premières catégories, car il n’y a pas besoin de pièce justificative et le montant remboursé est « subjectif », c’est-à-dire qu’il ne se base sur aucune règle. L’employé·e n’est pas tenu·e de justifier le montant ou la nature de la dépense. Il pourrait s’agir d’un montant estimé par l’employeur et octroyé individuellement, qui couvrirait une série de dépenses réelles mais imprévisibles. Par exemple des frais de représentation, qui couvriraient plusieurs dépenses réelles dans le cadre professionnel, mais qui seraient variables chaque mois.

Ce qui change à partir de l’année de revenu 2022

Actuellement, seuls les frais propres à l’employeur établis sur base de critères sérieux devaient être indiqués sur la fiche 281.10.

Dès janvier 2022, les 3 types de frais doivent être repris. Il faudra donc, au préalable, les payer via les fiches de paie. En d’autres termes, les remboursements via la comptabilité interne ne seront plus autorisés.

Pour les employé·es du Projet Emploi, nous préconisons d’envoyer vos frais de missions et autres frais propres à l’employeur en même temps que les états de prestation. Ainsi, nous nous assurons que les fiches de paie sont établies correctement, de même que les fiches 281.10.

Il s’agit d’une responsabilité du CJC dans le cadre de son rôle d’employeur.

N’hésitez pas à prendre contact avec Pauline pour toute question.