- Soutenir nos membres est prioritaire pour toi ?
–  Tu apprécies de remplir des tâches administratives et logistiques ?
–  Être la première ligne de notre organisation t’enthousiasme ?
Tu es le(la) chargé(e) d’accueil et de support administratif que nous cherchons !

Description des associations

L’ASBL Les Guides Catholiques de Belgique réalise son objet social d’une part, en fédérant le Mouvement « Les Guides », d’autre part en gérant un Centre de Rencontres et d’Hébergement, le Domaine de Mozet. Les Guides sont un mouvement de jeunesse reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles, ouvert à tous dès l’âge de 5 ans. Depuis plus de 100 ans, nous offrons aux jeunes de tous âges une pause authentique, ancrée dans le réel, une fenêtre sur la vie : la vie en vrai. Pour découvrir l’organisation : www.guides.be.

Le CJC (Conseil de la Jeunesse Catholique) est une fédération de 26 organisations et associations de jeunesse qui a pour objectif de soutenir ses membres et de relayer leurs préoccupations et celles des jeunes qui les composent.t. Pour découvrir l’organisation : www.cjc.be.

Ta fonction

Tu travailles au sein du Service aux Membres (six personnes) sous la direction du responsable du Service et en étroite collaboration avec les permanents et des bénévoles du Mouvement.

En tant que chargé(e) d’accueil et de support administratif, tu assures la première ligne de notre Mouvement. Dans ce cadre, tu te charges de l’accueil des visiteurs (y compris les livraisons) et gères les canaux de communications entrants (mail/téléphone). Tu effectues des tâches de nature administrative (mailing, retours-courriels, encodages...) et logistique (vente et gestion des stocks de certains de nos produits à la vente). Tu es le backup attitré concernant les assurances. Tu fais partie des personnes en charge des premiers soins au sein du siège social.

Tes tâches et responsabilités principales seront les suivantes :
la gestion de l’accueil :
• tu gères les demandes entrantes (par mail ou par téléphone), tu t’occupes de l’archivage et de la gestion de la boite mail et fais le dispatching vers les collègues au besoin,
• tu traites des livraisons entrantes : réception, contrôle de la marchandise, contact avec le service concerné,
• tu accueilles les invités avec le sourire et bienveillance ;

la gestion de type première ligne pour les membres utilisateurs de la base de données :
en collaboration avec l’architecte fonctionnel,
• tu es la première ligne de support aux membres concernant notre base de données (SCRIBe) et réponds aux demandes de base,
• tu exécutes des tâches d’entretien de la base de données : traitement des doublons, clôture/ouverture des camps d’été, scripts de contrôle… ;
le soutien administratif aux travailleurs du Service aux Membres :
• tu fais le traitement et le suivi des demandes de membres concernant le matériel (tentes, tables...) du centre de prêt de Naninne,
• tu es un appui administratif et organisationnel aux tâches courantes (administration des camps et générale, Observatoire, élections, assurances…), aux évènements (Assemblée Générale, Naninne, Guides on Tour...) et projets (Cellule de Crise, lettre de la Présidente…) gérés par le Service aux Membres.

Profil recherché

Qualification
• Tu es au maximum en possession d’un certificat d’enseignement secondaire inférieur ou d’un diplôme non reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles + toute(s) formation(s) qualifiante(s) dans le domaine du secrétariat ou équivalent par l’expérience (ifapme, formation privée, entreprise de formation par le travail (EFT) etc.

Profil
• Tu remplis les conditions ACS (INDISPENSABLE)
Plus d’infos : https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/contrat-acs/.
• Tu as au moins un an d’expérience dans le travail en équipe, dans le travail administratif et dans l’accueil.
• Tu as des capacités d’organisation et de structuration.
• Tu es autonome et proactif(ve).
• Tu as une bonne capacité de rédaction.
• Tu as le sens du contact et tu présentes des facilités de communication tant sur le plan oral qu’écrit.
• Tu as de bonnes connaissances en informatique et notamment la suite Office.
• Tu es à l’aise avec un environnement informatique et les concepts de de base de données et d’ERP.
• Tu connais les mouvements de jeunesse et/ou l’administration générale.
• Tu possèdes un brevet de premiers soins en entreprise ou est prêt(e) à te former.

Notre offre

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/sem).
• Un cadre de travail à Bruxelles (1050 Ixelles).
• Une rémunération en fonction des barèmes de la CP 329.02 (échelon 3) et des avantages extra-légaux.

Tu souhaites nous rejoindre ?

Nous sommes impatients de te lire ! Envoie ta candidature (CV + lettre de motivation) avant le 11 juin 2023 (*) par email à job@guides.be à l’attention de Catherine Stiensma, Responsable Nationale du CJC auprès des Guides, avec la référence « chargé(e) d’accueil et de support administratif ».
Engagement souhaité dès que possible.

Plus d’informations : www.lesguides.be - Personne de contact : Quentin Pattyn, Directeur opérationnel

(*) Les candidat(e)s qui n’ont pas été contacté(e)s dans le mois qui suit la fin de la parution de l’annonce devront considérer que leur candidature n’a pas été retenue.

Nous respectons les droits à la protection de la vie privée des individus et nous nous engageons à traiter les informations à caractère personnel de manière responsable et conformément aux lois en vigueur.