Dans la gestion de votre association, vous êtes de temps en temps amené∙es à envoyer des courriers recommandés, par exemple lorsqu’un cocontractant n’exécute pas ses obligations ou, dans vos relations avec le personnel, en cas de fin de contrat de travail ou de notification de sanction. Le plus souvent, la situation est susceptible de devenir conflictuelle – elle l’est même peut-être déjà ! - ... C’est la raison pour laquelle nous vous partageons les petits conseils suivants :

1) Doublez les recommandés importants d’un courrier ordinaire et mentionnez dans chacun des courriers qu’il a été envoyé par recommandé et par courrier ordinaire.
En envoyant un courrier ordinaire, vous vous assurez que le contenu de la lettre sera connu du ou de la destinataire, même s’il ou elle ne va pas chercher le recommandé.

2) Le plus souvent, on a recours au recommandé en cas de licenciement. Un recommandé simple est suffisant pour la notification d’un licenciement avec préavis. Attention toutefois de prévoir un recommandé avec accusé de réception en cas de licenciement pour motif grave. Cette obligation concerne en fait la communication des motifs, qui figurent la plupart du temps dans le même courrier que la notification du congé.

3) Si vous en avez, privilégiez les enveloppes à fenêtre. En effet, il est déjà arrivé que des destinataires de mauvaise foi prétendent que l’enveloppe qui leur était destinée était vide !

4) Veillez à ce que votre adresse figure sur l’enveloppe, pour que le recommandé non réceptionné par sa ou son destinataire puisse vous revenir.

5) Conservez toujours les récépissés et/ou les accusés de réception des courriers recommandés. Vous serez en effet peut-être amenés à prouver l’envoi du courrier.

Et si un recommandé vous revient car la ou le destinataire ne l’a pas réceptionné ou retiré ?

1) Dans un premier temps, contrôlez que l’adresse d’envoi était la bonne, ce qui est considéré comme tel dans le cas où votre travailleur ou travailleuse ne vous a pas fait part de son déménagement. C’est bien à lui ou elle de vous notifier tout changement de domicile.

2) Gardez l’enveloppe bien scellée et conservez-la. Il se pourrait que vous en ayez besoin si le dossier était porté en justice. Le juge pourra en analyser le contenu avec la certitude qu’il s’agit bien du courrier original.

3) La ou le destinataire est quoi qu’il en soit présumé∙e avoir reçu le courrier. Il est en effet de sa responsabilité d’aller le réceptionner. En cas de conflit, elle ou il devra prouver ne pas avoir eu connaissance du contenu (d’où l’intérêt d’adresser un courrier ordinaire simultanément). Les effets légaux du courrier commencent également à courir, en ce compris le préavis en cas de licenciement.