Entraide et Fraternité, association catholique de développement et de solidarité internationale qui promeut la réduction des inégalités, la lutte contrat la pauvreté et la justice sociale en Belgique et dans les pays du Sud, travaillant en collaboration étroite avec Action Vivre Ensemble ; cherche une personne entreprenante et proactive, capable d’évoluer dans une association dynamique et en évolution.

Missions
L’employé administratif/assistant de direction (H/F) assiste et décharge le secrétariat général dans la réalisation des tâches administratives et organisationnelles. Il/elle est un appui aux associations.

Il/elle rapporte directement au secrétaire général∙e.

Les principales tâches de cette fonction sont les suivantes :

– Assister et décharger le/la Secrétaire général∙e de diverses tâches administratives :

• Organiser et faire le suivi administratif des réunions des instances associatives et consultatives : Conseil d’Administration, Assemblée Générale, réunion des permanents, biannuelle CA/permanents et toutes les réunions ou évènements que le/la Secrétaire général∙e jugera utiles.

• Recevoir et faire le suivi ; rédiger des courriers divers liés au travail du secrétariat général, faire la saisie et la mise en forme de documents divers.

• Participer, en accord avec le/la Secrétaire général∙e, à des groupes de travail et autres rencontres ad-hoc en lien avec la fonction.

– Assister et décharger le/la Secrétaire général∙e dans diverses tâches administratives, cela implique toute tâche administrative en appui à la réalisation des missions du département Finances et des Services Politique et Gestion et Développement du personnel, entre autres :

• L’appui dans le suivi organisationnel des remplacements de membres du personnel (réponse aux candidatures, organisation des rencontres…) et le suivi de candidatures spontanées.

• Le suivi des dossiers d’assurances (du personnel, des membres volontaires, des infrastructures) : cela implique, entre autres, la coordination auprès des assureurs suite aux besoins des associations et de leurs membres.

• L’appui dans le suivi administratif des rapports d’activités auprès de bailleurs de fonds et la mise en page/coordination de la mise sur Internet des analyses et études de ce service.

– Appuyer les associations dans la réalisation de différentes tâches administratives et organisationnelles :

• Recevoir et transférer le courrier électronique des associations (adresse info@), faire la saisie et la mise en forme de documents divers.

• Recevoir et transférer les appels téléphoniques en cas d’absence à l’accueil.

• Coordonner l’archivage (papier et électronique) des documents des associations.

– Appuyer la communication interne :

• Coordonner et envoyer l’infolettre régulière aux permanents et membres proches.

• Collaborer avec les membres du Département Communication et Récolte de Fonds pour leur fournir régulièrement toute information nécessaire sur les activités des instances associatives et consultatives et du Secrétariat Général.

• Participer à l’alimentation du contenu des publications écrites et électroniques des associations.

Compétences

– Sens de l’organisation

– Discrétion et circonspection

– Sens de l’analyse et esprit de synthèse

– Excellente orthographe

– Maîtrise de l’expression orale et écrite

– Esprit d’ouverture et flexibilité nécessaire à un travail en équipe

– Capacité d’autonomie dans le respect de cadres établis et d’objectifs/résultats à atteindre

– Sens du service et du bien commun

– Affinités avec les thématiques du développement et des enjeux socio-économiques

– Compétences informatiques : connaissances approfondies d’Office Windows

– Connaissance de l’anglais ; la connaissance du néerlandais est un atout

Profil

– Etre dans les conditions ACS dont domicile en Région de Bruxelles-Capitale.

– Etre diplômé de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) au maximum.

– Adhérer aux valeurs, options et finalités de l’association.

– Une expérience professionnelle en secrétariat d’au moins 5 ans dans le milieu associatif est un atout.

Conditions contractuelles

– Contrat de remplacement ACS à mi-temps.

– Lieu de travail : Bruxelles.

Candidature

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation pour le 20 septembre 2020 à l’adresse recrutement@cjc.be, en précisant en objet « Candidature pour la fonction d’« assistant de direction » ainsi que votre nom.

Un test écrit est prévu la semaine du 28 septembre 2020 et une interview aura lieu la semaine du 5 octobre 2020.

L’entrée en fonction est prévue à la mi-octobre.