1. Missions

L’assistant·e administratif·ve et logistique a pour mission, sous la supervision du Secrétariat Général, de réaliser diverses tâches d’ordre administratif et logistique avec un objectif de facilitation du travail des différentes équipes du CJC, ce qui implique qu’il·elle soit informé·e de tous les détails et projets du CJC, et dans une logique de services aux membres du CJC.

Il·Elle gère la production, la diffusion et l’archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents administratifs, etc.), il·elle reçoit et filtre les appels téléphoniques et les visites et prévoit et organise les aspects logistiques des réunions, des formations et des événements organisés par le CJC.

Domaines de responsabilité de la fonction

– Assurer l’accueil des visiteurs ;
– Gérer les flux d’informations entrantes (courrier, courriels, appels téléphoniques, etc.) ;

– Rédiger des courriers, des courriels, des PV, etc.
– Classer et archiver des documents, qu’ils soient en format papier ou numérique ;
– Contribuer à la gestion de la logistique du siège social ;
– Gérer les stocks de matériel ;
– Gérer l’organisation des salles de réunion (réservations, aménagement et rangement, intendance, etc.)
– Gérer l’organisation logistique des formations (inscriptions, réservation de salles, équipements, attestations, etc.) ;
– Effectuer des démarches administratives diverses : mise à jour des instances auprès du Moniteur, etc. ;
– Réaliser des encodages dans différents logiciels, notamment FileMaker ;
– Parallèlement à sa mission principale, il·elle peut être amené à réaliser diverses tâches, à la demande du Secrétariat Général, en vue de permettre la bonne marche de l’association, notamment en cas d’imprévus.

2. Profil recherché

2.1. Prérequis
–  Détenir un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (au maximum)
–  Conditions ACS indispensables dont domicile en Région de Bruxelles-Capitale

2.2. Connaissances
–  Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels spécifiques
–  Connaissance approfondie du français
–  Capacités de rédaction

2.3. Compétences
–  Avoir le sens du service et des responsabilités ;
–  Avoir une bonne capacité de rédaction ;
–  Être créatif et proactif ;
–  Avoir une capacité de s’exprimer oralement et de prendre la parole en public ;
–  Avoir une capacité de proposer des méthodes d’amélioration des fonctionnements ;
–  Être capable d’écoute active, d’assertivité et d’adaptation à son interlocuteur ;
–  Faire preuve d’un esprit organisé dans une perspective de qualité et de respect des échéances ;
–  Envie d’apprendre et de se former ;
–  Accepter les imprévus et rechercher les solutions ;
–  Maîtrise de la suite Office.

2.4. Constitue un atout
–  Avoir une expérience associative.
–  Maitrise des outils de communication (Mailchimp, etc).

3. Offre
–  Nous offrons un contrat de travail temps plein (38h/semaine) ;
–  Un cadre de travail jeune et dynamique ;
–  Une rémunération en fonction des barèmes de la CP 329.02 ;
–  Un poste à pourvoir à Bruxelles.

4. Candidature
Les CV et lettre de motivations sont à envoyer à David Ruzette, Adjoint de gestion, pour le 10 janvier 2022 au plus tard, via druzette@cjc.be, en précisant en objet « Candidature pour la fonction d’assistant administratif et logistique » ainsi que votre nom.